Latest Version

Empat Langkah Menggunakan Excel Secara Efektif

1. Langkah pertama, membuat kerangka data atau tabel data.
   
   Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam bekerja atau mengerjakan sesuai, yaitu input dan output. Demikian pula dengan bekerja dengan microsoft excel, kita diminta untuk menentukan apa input atau sumber data yang akan diolah, dan apa yang dihasilkan, misalkan laporan. Kalau kedua komponen ini sudah diketahui tentu untuk melakukan prosesnya akan mudah karena sudah jelas apa yang dibutuhkan dan apa yang dihasilkan.
   
   Nah, di langkah pertama ini kita menentukan apa saja inputnya, tetapi belum detil ke datanya ya. Hanya fokus pada kerangka. Misalkan kalau kita ingin membuat laporan data siswa berdasarkan tempat lahir, dan bulan kelahiran serta nama, tentu kita hanya membutuhkan nama siswa, tempat lahir, dan tanggal lahir saja, tidak perlu repot repot mengumpulkan data yang tidak perlu. Sekarang makin kelihatan kan efektifnya, kita hanya mengambil data yang penting saja.
   
   Selanjutnya untuk output misalkan laporan pada umumnya, kita harus menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan. Misalkan seperti dijelaskan diawal untuk contoh, dibutuhkan jumlah siswa berdasarkan tempat lahir dan bulan kelahiran. Sudah terlihat nanti akan ada tabel laporan yang isinya, tempat lahir dan jumlah, dan bulan kelahiran dan jumlah.
   
   
2. Langkah kedua, mengisi data
   
   Selanjutnya adalah mengisi data, kita diminta mengisi data yang dibutuhkan untuk dapat diolah, Disini dibutuhkan data awal saja, misalkan kita akan mengelola 1000 data siswa, maka cukup 10 data siswa saja yang perlu dibuat. Tidak perlu keseluruhannya dimasukan. Mengapa? karena kita hanya butuh untuk memastikan proses pengolahan datanya benar.
   
   Sekarang tambah lagi efektiftas kita bekerja yaitu, mengurangi jumlah data yang terlalu banyak yang akibatnya waktu mengolahnya juga lama, dan repot memastikan hasil pengolahannya benar atau tidak. Sedikit data, sedikit waktu proses dan langsung bisa diverifikasi hasilnya.
   
   
3. Langkah ketiga, membuat otomasi perhitungan
   
   Inilah yang menarik dari excel, ia seperti ribuan kalkulator di dalamnya. kalau biasanya kita hanya punya satu kalkulator, maka sekarang di aplikasi excel, ada ribuan, bahkan jutaan kalkulator yang bisa membantu kita menghitung secara cepat. Mungkin inilah sebabnya excel banyak dipakai oleh banyak orang karena kemampuannya menghitung secara cepat.
   
   Otimasi perhitungan ini hanya bisa dilakukan dengan menggunakan rumus atau formula di excel. Di dalam excel sudah tersedia ratusan fungsi yang bisa digunakan untuk mendukung aktifit perhitungan, misalkan saja untuk menghitung jumlah total, menghitung rata-rata, dan fungsi lain yang sangat banyak selain fungsi dasar untuk menambah, menjumlah, membagi atau mengali.
   
   Efektifitas terjadi karena kita tidak melakukan perhitungan manual. Ada lho teman-teman yang menggunakan excel hanya untuk mengetik laporan, artinya perhitungan diluar, atau satu satu dirunut hanya untuk diketik kembali. misalkan ada 10 baris, dihitung satu satu jumlahnya, baru jumlahnya diketik kembali.
   
   Nah optimasi perhitungan, membuat waktu pengguna excel semakin bermanfaatkan karena dengan waktu singkat perhitungan yang komplekspun bisa dihasilkan dengan fomulasi yang telah disediakan excel.
   
   
4. Langkah terakhir atau ke-empat, mengatur tampilan.
   
   Pernah lihat teman yang bekerja atau anda sendiri yang sibuk mengatur tampilan laporan, sampai sampai laporannya tidak selesai karena soal jenis huruf, posisi teks, format angka, sampai warna? Nah salah satu sumber bekerja tidak efektif adalah mencampur aduk antara mengolah data dan mengatur tampilan. Secara mendasar aktifitasnya berbeda, tetapi karena digabung jadi tidak efektif kedua duanya.
   
   Di langkah ke-empat ini, kita mengatur tampilan setelah semua pengolahan data selesai. Kalau data pengolahannya sudah selesai. Kita menjadi tidak ragu apabila informasi yang penting segera dibutuhkan, karena sudah dipastikan kebenarannya.
   
   Coba sekarang pilih mana, tampilan bagus tetapi data nya ngawur atau tampilan sederhana tetapi datanya akurat? yang benar, data akurat dan tampilannya bagus, seperti contoh-contoh yang saya buat (koq muji diri sendiri).

Posted by sunata at 4:11 AM

Email ThisBlogThis!Share to XShare to FacebookShare to Pinterest